Verwalterwechsel · 5 Minuten Lesezeit
Welche Unterlagen muss eine Hausverwaltung herausgeben?
Die Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft. Die Verwaltung verwahrt sie nur – und muss sie bei Vertragsende vollständig herausgeben.
IMMOFORB Fachredaktion Immobilienverwaltung · Zuletzt aktualisiert am 16. September 2026
Die Übergabe-Checkliste
Wir arbeiten mit einer Liste, die jeden Posten einzeln bestätigt. Sie ist gleichzeitig das Beweismittel, falls etwas fehlt.
- Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan
- Beschlusssammlung und alle Versammlungsprotokolle
- Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Vermögensberichte
- Belege der laufenden und der noch nicht beschlossenen Abrechnungsperiode
- Kontoauszüge der Gemeinschaftskonten und Nachweis der Erhaltungsrücklage
- Versorgungs-, Wartungs-, Versicherungs- und Dienstleisterverträge
- Wartungs- und Prüfprotokolle (Aufzug, Heizung, Trinkwasser, Brandschutz)
- Hausgeldkonten je Eigentümer inklusive offener Forderungen
- Laufende Vorgänge: Schäden, Mahnverfahren, Gerichtsverfahren
- Schlüssel- und Zählerverzeichnis, Energieausweis
Digital oder Papier?
Beides ist zulässig, entscheidend ist Vollständigkeit und Lesbarkeit. Sinnvoll ist ein strukturierter Datenexport plus die Originale der Dokumente, bei denen die Form zählt – etwa Beschlusssammlung, Verträge und Grundbuchunterlagen.
Wenn die Herausgabe verweigert wird
Setzen Sie eine Frist, listen Sie die fehlenden Posten konkret auf und dokumentieren Sie den Zugang. Zurückbehaltungsrechte wegen offener Vergütung betreffen im Regelfall nicht die Unterlagen der Gemeinschaft. Bleibt die Herausgabe aus, kann die Gemeinschaft den Anspruch gerichtlich durchsetzen; parallel rekonstruieren wir die notwendigen Daten, damit die Verwaltung arbeiten kann.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen zu diesem Thema
Wem gehören die Verwaltungsunterlagen?
Der Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Verwaltung ist nur Verwahrer und muss die Unterlagen bei Vertragsende herausgeben.
Darf die alte Verwaltung Unterlagen wegen offener Rechnungen zurückhalten?
Ein Zurückbehalten der Gemeinschaftsunterlagen ist im Regelfall nicht zulässig. Streit über die Vergütung ist getrennt vom Herausgabeanspruch zu klären.